Få indflydelse på budgettet – i kommunerne

Langt den største udgift i de kommunale budgetter er lønudgifter. Budgetterne er derfor helt afgørende for de vilkår, de ansatte arbejder under, og i sidste ende for kvaliteten af opgaverne.

Anbefalinger

Få aftalt procedureretningslinjen for budgetbehandling (MED-rammeaftalens § 8 stk. 3).
Brug retten til at mødes med den politiske ledelse om budgettet (MED-rammeaftalens § 9 stk. 4).
Aftal også et årligt møde med den politiske ledelse om spørgsmål, som ikke er om økonomi.

MED-rammeaftalen om budgetbehandling

Budgetbehandlingen i MED-organisationen skal følge de generelle krav om information og drøftelse (MED-rammeaftalens § 7).

Budgetbehandlingen skal desuden leve op til nogle særlige krav:

Der er pligt til at fastlægge retningslinjer i kommunens MED-hovedudvalg om procedurer for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, herunder hvornår og på hvilket grundlag drøftelsen skal finde sted – den såkaldte procedureretningslinje (MED-rammeaftalens § 8, stk. 3).
Kommunens MED-Hovedudvalg skal mødes – normalt en gang om året – med den politiske ledelse for at drøfte budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Denne drøftelse bør ske på et så tidligt tidspunkt i budgetbehandlingen, at medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for kommunalbestyrelsens beslutninger (MED-rammeaftalens § 9 stk. 4).

Information og drøftelse

Når det drejer sig om behandlingen af budgettet er det særligt vigtigt, at det sker på et grundlag, som lever op til kravene til information.

Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdernes/medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller regionsrådets beslutninger. Desuden skal informationen ske så betids, at den enkelte medarbejderrepræsentant har en reel mulighed for at konsultere sit valggrundlag på en hensigtsmæssig måde (MED-rammeaftalens § 7, stk. 2 og bemærkning til § 7, stk. 4).

Det betyder fx, at ledelsen ikke kan fremlægge et budgetmateriale til behandling på et møde, men må sørge for, at materialet er tilgængeligt i god tid inden mødet.

Det betyder også, at der ofte vil være brug for materiale, der er målrettet behandlingen i MED-udvalgene. Ofte vil kommunens budgetmateriale, der er udarbejdet til brug i forvaltningerne, ikke være tilstrækkeligt.

Hvorfor er det vigtigt at have fokus på budgetterne?

Kommunen vedtager hvert år i oktober måned næste års budget. Her besluttes det i realiteten, hvor mange penge, der skal bruges på ældrepleje, børnepasning, administration, teknik og service m.v. samt alle de andre kommunale opgaver.

Langt den største udgift i de kommunale budgetter er lønudgifter. Budgetterne er derfor helt afgørende for de vilkår, de ansatte arbejder under og i sidste ende for kvaliteten af opgaverne.

Budgetterne er omdrejningspunktet i den kommunale opgavevaretagelse – det er her, kommunalbestyrelsen beslutter, om opgaverne opprioriteres eller nedprioriteres, og om der skal oprettes nye stillinger eller skæres ned.

Hvordan får man indflydelse på budgetterne?

MED-hovedudvalget skal aftale en retningslinje for behandlingen af budgettet (procedureretningslinje). Det kan være en god idé efter hvert års budgetarbejde at overveje, om der er behov for at ændre på procedureretningslinjen.

Budgetterne er lang tid undervejs. Normalt starter arbejdet med at forberede budgetterne allerede 9-10 måneder inden de bliver besluttet i oktober.

Der er mange muligheder for at få indflydelse på budgetterne. Allerede i foråret vil der være igangsat et arbejde med input til budgettet på de enkelte sektor- og opgaveområder. Her kan medarbejderrepræsentanterne reagere, stille spørgsmål og komme med forslag.

Budgethjulet: Budgethjulet illustrerer budgetlægningen hen over året i et typisk forløb.

Spørgsmål og krav som bør rettes til ledelsen undervejs

De første drøftelser af budgettet

Kommunalbestyrelsen skal tidligt på året udarbejde en tidsplan for budgetarbejdet (budgetprocedure). Tidsplanen bør udleveres til MED-hovedudvalget, når den behandles politisk, hvilket typisk sker i januar måned. I den forbindelse kan man overveje følgende:

Er der afsat tid i planen til reel medindflydelse?
Hvornår er Økonomiudvalgets første drøftelse af “balancen”, (forholdet mellem udgifter og indtægter i kommunen. dvs. spørgsmålet om, hvorvidt der er indtægter nok til at dække de forventede udgifter i næste års budget)?
Er der udarbejdet relevante papirer i forbindelse med drøftelsen om balancen? Disse bedes udleveret.
Er der i den forbindelse udarbejdet notater, som handler om større problemer i kommunens overordnede økonomi, fx om forholdet mellem indtægter og udgifter?
Er der udarbejdet en budgetvejledning fra økonomidirektøren til den øvrige ledelse i forbindelse med, at budgetbehandlingen i organisationen igangsættes? En budgetvejledning indeholder oftest ikke konkrete tal, men principper og budgetregler.
Hvornår udmelder Økonomiudvalget de første udkast til rammer for det kommende budgetår for de enkelte områder? Rammer er de overordnede beløb, som de enkelte sektorområder skal holde sig inden for.
Er der udarbejdet relevante papirer i forbindelse med drøftelsen af de første udkast til rammer? Disse bedes udleveret.

Effektiviseringer, besparelser og produktivitet i budgettet

Er der udarbejdet særlige “budgetanalyser” på nole områder og hvilke? Dvs. har administrationen udarbejdet analyser, som har til formål at undersøge mulighederne for besparelser på særlige områder. Disse bedes udleveret og/eller kommenteret i forbindelse med et temamøde.
Er der foretaget produktivitetsanalyser/benchmarkanalyser, som sammenligner udgifterne mellem forskellige institutioner? Hvis ja, hvad viser de i store træk? Vil de få nogle konsekvenser for antallet af institutioner/enheder og antallet af ansatte?
Er der indregnet nogle forudsætninger om produktivitet i budgetudkastet og hvor meget, f.eks. antagelser om, at et område skal producere mere, uden at der gives ekstra bevillinger?
Hvad sker der, hvis denne produktivitet ikke opnås? Kan det gå ud over normeringer
Er der indregnet nogen effektiviseringer i budgetudkastet, altså konkrete reduktioner af budgettet og hvor og hvor meget? Hvad er begrundelsen? Hvad skal disse effektiviseringer finansiere?

Er der brugt den officielle pris- og lønfremskrivning til beregning af rammerne for de enkelte områder? KL udmelder hvert forår en officiel procentsats for pris- og lønfremskrivning. Hvis denne ikke bruges lokalt, kan det være udtryk for en “skjult” besparelse.

Er der taget højde for forskelle i personalesammensætningen ved beregningen af rammerne?
Er der oprettet puljer til brug for nye tiltag? Hvilke tiltag?
Hvornår inddrages stående udvalg eller nedsatte arbejdsgrupper?

Drøftelser i MED-udvalg Drøftelserne af det konkrete budget i MED-systemet skal ske på det rette MED-niveau:

Hvis budgetforslagene bliver til ved at chefer/direktører sender deres forslag til kommunaldirektøren, som kommer med en samlet indstilling til økonomiudvalget, skal drøftelsen ske i MED-hovedudvalget – det er det typiske.
Hvis fagudvalgene drøfter budgettet og foretager indstilling til økonomiudvalget, skal drøftelsen starte på område-/forvaltnings-/sektor-niveau – det er tilfældet i få kommuner.
Hvornår drøfter Økonomiudvalget det budgetforslag, som skal fremlægges for kommunalbestyrelsen?
Det materiale, som fremlægges for politikerne i kommunalbestyrelsen, bør også gå til MED-hovedudvalget og med noter rettet specielt til MED-hovedudvalget, som beskriver budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.
MED-hovedudvalget (medarbejderrepræsentanterne) bør på den baggrund fremsende sine bemærkninger skriftligt til kommunalbestyrelsen.
Som minimum bør MED-hovedudvalget (medarbejderrepræsentanterne) udtale sig til 1. behandlingen af budgetforslaget.
Hvornår afholdes der budgetseminar i det politiske system? Kommunalbestyrelsen afholder typisk to budgetseminarer, hvor de drøfter arbejdet med budgetterne.
MED-hovedudvalgets møde med repræsentanterne fra det politiske system bør ske på budgetseminaret eller umiddelbart forinden, således at materialet til budgetseminariet er kendt for såvel MED-hovedudvalget som for politikerne.
Til mødet bør udarbejdes noter til budgetmaterialet, som beskriver budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.
Disse noter bør indeholde et skøn for, hvor meget udgifterne stiger/falder på de store områder i forhold til året før og et skøn for, hvad det svarer til i stillinger.

Man kan i den forbindelse udpege særlige områder, som man ønsker beskrevet.

Økonomiforhandlingerne mellem regeringen og KL

Regeringen forhandler hvert år med KL om det næste års budget. Her lægges de overordnede rammer for det kommende års økonomi i kommunerne. Økonomiforhandlingerne afsluttes typisk i midten af juni. Man kan spørge ind til, hvor meget (eller hvor lidt) disse forhandlinger har forbedret kommunens økonomi?

Regner kommunen med, at budgettet er realistisk set i lyset af økonomiforhandlingernes resultat?