Få indflydelse på budgettet i din region

Generelt

I forhold til kommunerne, hvor man har ét samlet budget, har man i regionerne i praksis 3 forskellige selvstændige budgetter for henholdsvis sundhed, regional udvikling samt social- og psykiatriområdet.

I det øverste MED-hovedudvalg i regionen diskuteres det samlede overordnede budget (de 3 delbudgetter samt noget tværgående) samt de overordnede problemstillinger vedrørende arbejds- og personaleforhold i regionen.

Herudover har hvert af de 3 områder deres eget MED-udvalg hvor det enkelte områdes budget diskuteres tillige med de øvrige forhold.

Anbefalinger

  • Få aftalt de pligtige retningslinjer for budgetbehandling (MED-rammeaftalens § 8 stk. 3).
  • Brug retten til at mødes med den politiske ledelse om budgettet (MED-rammeaftalens § 9 stk. 3).
  • Aftal også et årligt møde med den politiske ledelse om spørgsmål, som ikke er om økonomi.

MED-rammeaftalen om budgetbehandling

Foruden det generelle krav om gensidig informationspligt og høring gælder der vedr. behandling af budget nogle særlige bestemmelser:

  • Der er pligt til at fastlægge retningslinjer i regionens MED-hovedudvalg om procedurer for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, herunder hvornår og på hvilket grundlag drøftelsen skal finde sted.
  • Regionens MED-hovedudvalg skal mødes – normalt en gang om året – med den politiske ledelse for at drøfte budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Denne drøftelse skal ske på et så tidligt tidspunkt i budgetbehandlingen, at medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for regionsrådets beslutninger.

Information og drøftelse

Når det drejer sig om behandlingen af budgettet er det særligt vigtigt, at det sker på et grundlag, som lever op til kravene til information.

Det betyder fx, at man ikke kan fremlægge et budgetmateriale til behandling på et møde, men må sørge for, at materialet er tilgængelig i god tid inden mødet.

Det betyder også, at der ofte vil være brug for materiale, der er målrettet behandlingen i MED-udvalgene.

Hvorfor er det vigtigt at have fokus på budgetterne?

Regionen vedtager hvert år i oktober måned næste års budget samt en rammeaftale for social- og specialundervisningsområdet.

Regionens budget er baseret på et balanceprincip, hvor den samlede økonomi er opdelt i 3 områder for henholdsvis sundhed, regional udvikling samt social- og psykiatriområdet – og hvor der forudsættes balance mellem udgifter og indtægter inden for hvert område. Der kan således ikke foretages dispositioner på tværs af de 3 områder.

Budgetterne udarbejdes for de kommende 4 år, således at de 3 sidste år er over-slagsår.

I modsætning til kommunerne, har regionerne ingen skatteindtægter. I stedet får regionerne penge fra staten og fra kommunerne efter nogle centralt bestemte beregningsmodeller.

Sundhedsområdet: På sundhedsområdet består indtægterne af et kommunale grundbidrag, kommunale aktivitetsafhængige bidrag, statslige aktivitetsafhængige bidrag samt et statsligt bloktilskud.

Regional udvikling: På området for regional udvikling består indtægterne af kommunale udviklingsbidrag samt et statsligt bloktilskud.

Social- og psykiatriområdet: Social- og psykiatriområdet forudsættes fuldt ud takstfinansieret af kommunerne.

Lønudgifter: En meget stor del af regionens udgifter på budgetterne er lønudgifter. Budgetterne er derfor helt afgørende for de vilkår, de ansatte arbejder under og i sidste ende for kvaliteten af opgaverne.

Budgetterne er omdrejningspunktet i den regionale opgavevaretagelse – det er her, det besluttes, om opgaverne opprioriteres eller nedprioriteres, og om der skal oprettes nye stillinger eller skæres ned.

Da regionerne ikke har skatteindtægterne, er indtægterne i højere grad end i kommunerne, afhængige af, hvad den årlige økonomiforhandling med regeringen giver af midler til området.

Hvordan får man indflydelse på budgetterne?

Budgetterne er lang tid undervejs. Normalt starter arbejdet med at forberede budgetterne allerede 9-10 måneder, inden de bliver besluttet i oktober. Der er mange muligheder for at få indflydelse på budgetterne. De sendes i høring allerede i foråret – her kan man reagere og stille spørgsmål og komme med forslag.

MED-udvalget skal aftale retningslinjer for drøftelse af budgettet.

Årets gang – Budgetlægning og budgethjul

Før det endelige budget senest vedtages den 15. oktober, har der været arbejdet med budgettet i næsten 1 år. Budgetlægningsforløbet vil variere fra region til region, men typisk kan man opdele budgetlægningen i 4 faser:

Januar – marts

  • Politisk og administrativ tidsplan for det kommende år vedtages.
  • Regionens foreløbige økonomiske rammer meldes ud.
  • Budgettemaer meldes ud.
  • Budgettemaerne behandles på fagudvalgsniveau.

April – juli

  • Afholdelse af det første budgetseminar (første budgetudkast).
  • De økonomiske rammer meldes ud.
  • Fastlæggelse af nye serviceniveauer inden for alle fagområder.
  • Udarbejdelse af takstoversigt til budgetterne.
  • Danske Regioner og regeringen indgår økonomiaftale om næste års budget for regionerne.
  • Absolut sidste frist for at komme med bemærkninger til budgetudkastet.

August – oktober

  • Afholdelse af det andet budgetseminar.
  • Fagudvalgenes og regionsrådets 1. behandling af budgettet.
  • Fagudvalgenes og regionsrådets 2. behandling samt regionsrådets vedtagelse af budgettet.

November – december

  • Drøftelse af fokusområder for det kommende år.

Spørgsmål og krav, som kan rettes til ledelsen undervejs

1) De første drøftelser af budgettet

Tidsplan (budgetprocedure) skal udleveres til MED-Hovedudvalget, når den behandles politisk, hvilket typisk sker i januar måned. I den forbindelse kan man overveje følgende:

  • Er der afsat tid i planen til reel medindflydelse?
  • Hvornår er Økonomiudvalgets første drøftelse af “balancen”, dvs. spørgsmålet om, hvorvidt der er indtægter nok til at dække de forventede udgifter i næste års budget?
  • Er der udarbejdet relevante papirer i forbindelse med drøftelsen om balancen? Disse bedes udleveret.
  • Er der i den forbindelse udarbejdet notater, som handler om større problemer i regionens overordnede økonomi, fx om forholdet mellem indtægter og udgifter?
  • Er der udarbejdet en budgetvejledning fra økonomidirektøren til den øvrige ledelse i forbindelse med, at budgetbehandlingen i organisationen igangsættes?
  • Hvornår udmelder Økonomiudvalget de første udkast til rammer for det kommende budgetår for de enkelte områder?
  • Er der udarbejdet relevante papirer i forbindelse med drøftelsen af de første udkast til rammer? Disse bedes udleveret.

2) Effektiviseringer, besparelser og produktivitet i budgettet

  • Er der udarbejdet særlige “budgetanalyser” på nogen områder og hvilke? Dvs. har administrationen udarbejdet analyser, som har til formål at undersøge mulighederne for besparelser på særlige områder. Disse bedes udleveret og/eller kommenteret i forbindelse med et temamøde.
  • Er der foretaget produktivitetsanalyser/benchmarkanalyser? Hvis ja, hvad viser de i store træk? Vil de få nogle konsekvenser for antallet af institutioner/enheder og antallet af ansatte?
  • Er der indregnet nogen forudsætninger om produktivitet i budgetudkastet og hvor meget, eksempelvis antagelser om, at et område skal producere mere, uden at der gives ekstra bevillinger?
  • Hvad sker der, hvis denne produktivitet ikke opnås. Kan det gå ud over normeringer?
  • Er der indregnet nogen effektiviseringer i budgetudkastet, altså konkrete reduktioner af budgettet og hvor og hvor meget? Hvad er begrundelsen? Hvad skal disse effektiviseringer finansiere?
  • Er der brugt den officielle pris- og lønfremskrivning til beregning af rammerne for de enkelte områder, eller er den lavere (dvs. en slags skjult besparelse)?
  • Er der taget højde for forskelle i personalesammensætningen ved beregningen af rammerne?
  • Er der oprettet puljer til brug for nye tiltag. Hvilke tiltag?
  • Hvornår inddrages stående udvalg eller nedsatte arbejdsgrupper?

3) Drøftelse i MED-udvalgene

  • Drøftelserne af det konkrete budget i MED-systemet bør begynde i MED-områdeudvalgene.
  • Hvornår drøfter Økonomiudvalget det budgetforslag, som skal fremlægges for regionsrådet?
  • Det materiale, som fremlægges for politikerne i regionsrådet, bør også fremlægges for MED-hovedudvalget og med noter rettet specielt til MED-hovedudvalget, som beskriver budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, herunder for arbejdsmiljøet!
  • Hovedudvalget bør på den baggrund drøfte konsekvenser af budgetforslaget og på den baggrund fremsende sine bemærkninger skriftligt til regionsrådet.
  • Som minimum bør MED-hovedudvalget udtale sig til 1. behandlingen af budgetforslaget.
  • Hvornår afholdes der budgetseminar i det politiske system?
  • MED-hovedudvalgets møde med repræsentanterne fra det politiske system bør ske på budgetseminaret eller umiddelbart forinden således, at materialet til budgetseminariet er kendt for såvel MED-hovedudvalget som for politikerne.
  • Til mødet bør udarbejdes noter til budgetmaterialet, som beskriver budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Disse noter bør indeholde et skøn for, hvor meget udgifterne stiger/falder på de store områder i forhold til året før og et skøn for, hvad det svarer til i stillinger.

Man kan i den forbindelse udpege særlige områder, som man ønsker beskrevet.

4) Økonomiforhandlingerne mellem regeringen og Danske Regioner

  • Regeringens økonomiforhandlinger med Danske Regioner afsluttes i midten af juni. Man kan spørge ind til, hvor meget (eller hvor lidt) disse forhandlinger har forbedret regionens økonomi?
  • Regner regionen med, at budgettet er realistisk set i lyset af økonomiforhandlingernes resultat? Eller forventes det, at det overskrides med fare for, at regeringen trækker overskridelsen hjem til staten?
  • Hvad vil regionen gøre, hvis budgettet overskrides?

Bilag 1: Rammeaftaler på social- og specialundervisningsområdet

Rammeaftaler på socialområdet er et nyt element som blev indført i forbindelse med kommunalreformen med det formål at koordinere videreførelsen af de tidligere amtslige tilbud på social- og specialundervisningsområdet.

Rammeaftalerne indgås mellem regionsrådet og kommunalbestyrelserne i regionen.

Kommunerne har med kommunalreformen fået det fulde myndigheds- og finansieringsansvar på social- og specialundervisningsområdet, og regionerne har tilsvarende fået et leverandøransvar i forhold til kommunerne.

Leverandøransvaret indebærer, at regionerne efter aftale med kommunerne leverer tilbud og at disse tilbud finansieres af kommunerne via takster. Regionsrådene har samtidig en forpligtelse til at tilpasse kapaciteten og kvaliteten i de regionale tilbud.

De regionale forpligtelser over for kommunerne omfatter som hovedregel de tilbud der hidtil har været omfattet af amtsrådenes opgavevaretagelse og forpligtelserne fastlægges i en årlig rammeaftale.

Rammeaftalerne er et koordineringsværktøj inden for hver region, som skal skabe overblik over den samlede efterspørgsel efter pladser, perspektiver for den faglige udvikling i regionen mv.

Rammeaftalen skal indeholde beskrivelser af følgende:

1. Erfarings- og udviklingslinjer

  • De enkelte kommuners brug af regionale tilbud det foregående år.
  • En vurdering af foregående års rammeaftale.
  • Udviklingsrådet. Der skal ske en inddragelse af udviklingsrådets anbefalinger til socialministeriet.
  • Hvordan rammeaftalen blev udmøntet. Det skal vurderes, hvorvidt der fx var flaskehalsproblemer, fordi alle kommuner efterspurgte de samme tilbud.
  • Akutpladser. En oversigt over forrige års forbrug af akutpladser.
  • Justeringer af rammeaftalen i årets løb. Man skal beskrive tilpasninger af rammeaftalen og årsagen hertil.
  • Langsigtede udviklingstendenser og udviklingsplaner. Man skal vurdere, hvilke tilbud, der antages at være behov for i fremtiden.
  • Samarbejdsprocessen. Man skal vurdere samarbejdet mellem kommunerne og regionen.

2. Forslag til nye tilbud

3. Retningslinjer for inddragelse af brugere og pårørende i de enkelte tilbud

4. En beskrivelse af, hvordan man håndterer akutte situationer

Takster

Rammeaftalerne skal også indeholde takster for alle tilbuddenes pladser. Hele det sociale område er overgået til takstfinansiering, som kommunerne har fået ansvaret for. Det vil sige, at kommunerne køber pladser af hinanden og regionerne. Taksterne skal omkostningsberegnes, hvilket betyder at alle udgifter forbundet med en plads skal indregnes i en takst.

For institutioner og tilbud på det særlige sociale område vil finansieringen ske ved en takstfastsættelse. I forbindelse med de årlige rammeaftaler mellem kommunerne og regionerne, skal der aftales takster for brug af de pågældende tilbud.

Tidsplan for udarbejdelse af rammeaftaler

Rammeaftalerne skal indgås og vedtages hvert år senest den 15. oktober.

Tidsplanerne for hver region beskriver den planlagte proces for arbejdet med rammeaftalerne. Heraf fremgår det, hvilke temadage der arrangeres og hvilke møder der afholdes i hele forløbet frem til den endelige vedtagelse den 15. oktober.

Tidsplanerne for hver region vil i sagens natur være forskellige, hvorfor den følgende tidsplan derfor er et eksempel på, hvordan en tidsplan kan se ud.

Det er derfor vigtigt, at kigge tidsplanen for din region igennem, for at få et overblik over, hvor og hvornår der kan øves indflydelse på forløbet.

Januar-marts

Kontaktudvalget drøfter opfølgning og status på rammeaftaler.

Skabelon til kommunale redegørelser udsendes til kommunerne, som arbejder med redegørelserne.

Arbejdsgrupper arbejder med rammeaftalerne.

April-juni

Alle kommuner indsender senest den 1. maj en redegørelse til regionerne om deres forventede forbrug af pladser på det sociale område. Redegørelserne skal omfatte budgetåret og tre overslagsår frem. Redegørelser skal bl.a. indeholde følgende:

  • Behov for og forventet forbrug af sociale tilbud/køb af pladser fordelt på målgrupper (i hele regionen).
  • Behov for pladser i andre regioner.
  • Oplysninger om kommunens forebyggende foranstaltninger, planer herfor mv.
  • Begrundelser for væsentlige ændringer i pladsforbrug.

Redegørelserne er grundlaget for rammeaftalerne, som udarbejdes i hver region. Kommuner har indgået hensigtserklæringer for 2008, hvor de tilkendegivet at de vil opretholde forbruget af pladser fra 2007 og 2008. Disse hensigtserklæringer er dog ikke juridisk bindende, men er baseret på tillid.

Når regionerne har modtaget redegørelserne fra kommunerne, udarbejder de et udkast til en rammeaftale som også indeholder en udmelding om de foreløbige takster, som henover sommeren sendes i høring i kommunerne.

Juli-september

Endeligt administrativt udkast til rammeaftalerne foreligger og sendes til kommunerne.

Kontaktudvalgene behandler udkast til rammeaftaler.

Rammeaftalerne behandles politisk i kommuner og regioner.

Oktober-december

Rammeaftalerne vedtages senest den 15. oktober i kommunalbestyrelser og regionsråd.