Procedureretningslinje for drøftelse af kommunens budget

I MED-rammeaftalens § 8, stk. 3 er det fastlagt, at der i den enkelte kommune skal aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold – en procedureretningslinje. Hvis I ikke har en procedureretningslinje, skal I altså aftale en i MED- hovedudvalget.

En procedureretningslinje er en aftale om, hvordan og hvornår MED-systemet skal inddrages.

Procedureretningslinjen for drøftelse af kommunens budget udarbejdes og aftales i MED-hovedudvalget. Den skal være skriftlig, så det er klart, hvad der er aftalt.

En procedureretningslinje kan kun ændres i enighed i MED-hovedudvalget. Enighed betyder, at både ledelses- og medarbejderrepræsentanterne skal være enig i ændringerne. Ledelsen kan altså ikke diktere ændringer i procedureretningslinjen. En procedureretningslinje gælder indtil der aftales en ny. Den kan altså ikke siges op.

Formålet med procedureretningslinjen for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold er at fastlægge procedurer for, hvornår og hvordan

• budgetforslaget v. for næste år og
• opfølgning v. på indeværende års budget drøftes i MED-systemet.

Procedureretningslinjen skal skabe klarhed over hvornår og hvordan MED-udvalgene inddrages på alle relevante niveauer i drøftelserne om kommunens budget.

Anbefalinger til procedureretningslinjen om drøftelse af budget

• Procedureretningslinjen skal beskrive, hvordan og hvornår MED-udvalgene på de forskellige niveauer informeres og har mulighed for at drøfte budgetforslag og budgetopfølgning m.v.
• Det bør fremgå af procedureretningslinjen, at al information om budgetforhold skal være skriftligt

• Der bør aftales en frist for udsendelse af budgetmaterialer v. (fx 14 dage før et møde), så medarbejderrepræsentanterne har mulighed for at drøfte det med deres bagland
• Det bør fremgå, hvordan medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag v. indgår i grundlaget for den politiske behandling af budgettet
• Det bør aftales, hvor mange gange og på hvilke tidspunkter i forhold til budgetbehandlingen, hovedudvalget mødes med den politiske ledelse (fx ved et eller flere af budgetseminarerne), hvem i den politiske ledelse (fx kommunalbestyrelse eller økonomiudvalg), og om medarbejderrepræsentanterne fx deltager i hele mødet med taleret.
• Der er ikke høring i MED, så skriv ikke noget om det

Indholdet i procedureretningslinjen

Procedureretningslinjen for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold bør beskrive procedurerne for drøftelse og inddragelse af MED inden for følgende hovedemner:

• Forarbejderne til næste års budget
• Kommunens samlede udkast til næste års budget
• Efter vedtagelse af budgettet
• Indeværende års budget, herunder genåbning af budgettet

Næste års budget

Som hjælp til at udarbejde eller revidere en procedureretningslinje om drøftelse af næste års budget er her en liste over nogle af de spørgsmål, som retningslinjen skal give svar på.

Forarbejderne til næste års budget

Emne	Spørgsmål, som procedureretningslinjen skal give svar på	Bemærkninger
MED-niveauer, som skal drøfte budgetforslag mv.	På hvilke MED-niveauer skal MED-udvalgene drøfte sparekataloger m.v.?	I de fleste kommuner er det direktionen eller chefgruppen, der udarbejder forslag til råderums- eller sparekataloger, som indstilles til økonomiudvalget. Derfor skal kataloget drøftes i det MED-udvalg, hvor den enkelte fagchef/direktør sidder, før det videresendes til kommunaldirektøren, eller det skal drøftes i MED-hovedudvalget før det indstilles til økonomiudvalget. I nogle få kommuner indstiller de politiske fagudvalg budgettet til økonomiudvalget. Så skal denne indstilling være drøftet i det MED-udvalg, der dækker dette niveau.
Tidspunkter for MED- udvalgenes drøftelser om råderums-, muligheds- eller sparekataloger	Skal drøftelserne i MED være før eller efter, at ledelsen udarbejder sit endelige forslag til politikerne i de politiske fagudvalg? Skal der være flere drøftelser i processen?	Det kan være en fordel at tage en første drøftelse i MED- hovedudvalget og i MED-udvalgene på forvaltningsniveau tidligt i foråret før cheferne/direktørerne begynder at skrive oplæg og indstillinger. I alle tilfælde bør sparekataloger m.v. drøftes på det rette MED-niveau inden den politiske behandling går i gang, så medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for den politiske behandling.
Medarbejderrepræsentanternes muligheder for at indhente forslag og synspunkter fra deres bagland	Hvordan kommer MED-udvalgene ind i drøftelserne om råderums-, muligheds- eller sparekataloger?	Ledelsen på arbejdspladsniveauet har ingen kompetence i forhold til næste års budget, og det giver derfor ikke mening at drøfte næste års budget med ledelsen i lokal-MED. Der skal derfor være indlagt tid til at medarbejderrepræsentanterne på overliggende MED- niveauer har mulighed for at inddrage deres bagland før de drøfter budgettet med den del af ledelsen, som indstiller budgetforslag til politisk behandling/beslutning. Desuden kan det overvejes, om der skal gives andre muligheder for at indhente forslag til budgettet f.eks. via kommunens intranet.
Medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag til råderumskataloger m.v.	Hvordan udformes medarbejderrepræsentanternes synspunkter til råderums-, muligheds- eller sparekataloger i materialet til politikerne?	Medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan f.eks. indgå i beslutningsgrundlaget gennem referatet fra det møde i det MED-udvalg, hvor den indstillende chef/direktør sidder. Det kan også. være skrevet ind i indstillingen til politisk behandling eller være bilag fra medarbejderrepræsentanternes bagland. Bilag fra baglandet skal sendes til medarbejderrepræsentanterne i MED- hovedudvalget og måske drøftes på et baglandsmøde.
Tid til processen	Hvornår skal materialet foreligge forud for møderne i MED?	Proces tager tid. Beregn i arbejdsdage, hvor lang tid før drøftelsen i MED-udvalget, MED-udvalgene skal have budgetmaterialet skriv det ind i procedureretningslinjen.

 Kommunens samlede udkast til næste års budget

Emne	Spørgsmål, som procedureretningslinjen skal give svar på	Bemærkninger
Tidsplan for drøftelsen i MED	Hvornår udarbejder MED-hovedudvalget en samlet tidsplan for drøftelsen af budget?	Tidsplanen udarbejdes umiddelbar efter, at kommunens budgetprocedure er fastlagt (typisk i januar/februar). Tidsplanen bør omfatte mødetidspunkter og emner for alle niveauer i MED-systemet.
Information til MED- hovedudvalget om kommunens samlede budgetudkast	Hvordan og hvornår bliver det samlede budgetudkast forelagt for MED-hovedudvalget første gang?	Når Økonomiaftalen mellem KL og regeringen er indgået (medio juni), så kender den enkelte kommune sin samlede indtægtsside (bortset fra eventuelle særtilskud, som skal søges), og forvaltningen udarbejder et samlet forslag til kommunens budget.
Møde med den politiske ledelse	Hvordan og hvornår skal MED-hovedudvalgets drøftelse med det politiske niveau i henhold til MED-rammeaftalens § 9, stk. 4, foregå?	I de fleste kommuner mødes medarbejderrepræsentanterne med kommunens politiske ledelse (primært økonomiudvalget) to eller flere gange om året. I de fleste kommuner deltager MED-hovedudvalget i budgetseminarer med taleret (de fleste kommuner har to budgetseminarer). I procedureretningslinjen bør også indgå hvordan og hvornår MED-hovedudvalget drøfter sammenhængen mellem ressourcer og arbejdsmængde med den politiske ledelse. I de fleste kommuner mødes medarbejderrepræsentanterne i MED-udvalgene på forvaltningsniveau også med de politiske fagudvalg
Medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag	Hvordan skal medarbejdernes synspunkter og forslag fremgå af det politiske beslutningsgrundlag?	Synspunkter og forslag kan skrives ind i indstillingen til økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen så de bliver en tydelig del af beslutningsgrundlaget. Medarbejdernes synspunkter og forslag må ikke sidestilles med høringssvar. Høringssvar har ikke den samme gennemslagskraft som direkte bemærkninger til budgetforslagene. Derfor skal medarbejdernes synspunkter og forslag ikke med i mappen ”høringssvar”.

Efter vedtagelse af budgettet (efter 15. oktober)

Emne	Spørgsmål, som procedureretningslinjen skal give svar på	Bemærkninger
Implementering af budgettet	Hvordan og på hvilke niveauer drøftes implementering/udrulning af budgettet i MED- systemet?	Flere elementer i det vedtagne budget vil ofte være rammebesparelser eller overordnet formulerede tiltag, som efterfølgende skal konkretiseres og implementeres. Implementering af budgettet påbegyndes normalt lige efter vedtagelsen og kan række ind i næste kalenderår (altså det år, budgettet vedrører). Alle udmøntninger af rammebudget skal drøftes på det rette niveau (ledelsens beslutningsniveau) i MED-systemet før det udrulles. F.eks. når en forvaltningschef skal udmønte næste års budget til de enkelte afdelinger/institutioner, skal forslag til udmøntning drøftes i forvaltningschefens MED-udvalg før beslutning.
Evaluering af budgetprocessen	Hvornår og hvordan evaluerer MED- hovedudvalget budgetprocessen i MED?	Beskriv en evaluering på de forskellige MED-niveauer.

Indeværende års budget

Som hjælp til at udarbejde eller revidere en procedureretningslinje om drøftelse af indeværende års budget er her en liste over nogle af de spørgsmål, som retningslinjen skal give svar på.

Emne	Spørgsmål, som procedureretningslinjen skal give svar på	Bemærkninger
Udviklingen i økonomien	Hvordan og hvornår behandles indeværende års budget i MED-systemet?	Alle MED-udvalg (også på arbejdsplansniveau) skal have de regnskabsrapporter og budgetter, der er relevante for deres niveau stillet til rådighed. Dette skal ske forud for drøftelsen i det pågældende MED-udvalg, så de har mulighed for at drøfte den økonomiske udvikling, herunder over- eller underforbrug. Arbejdspladser med personalemøder med MED-status skal også drøfte budget og regnskabsrapporter løbende gennem hele budgetåret. Regnskabsrapporter udarbejdes i reglen til den budgetansvarlige leder, chef og direktør minimum 4 gange om året. Tillægsbevillinger skal også drøftes i MED.
Genåbning af budgettet	Hvordan og hvornår behandles eventuelle genåbninger af budgettet i MED?	Genåbning af budgettet sker som regel pludseligt – ofte på baggrund af, at der konstateres overforbrug på nogle områder. MED-hovedudvalget skal have mulighed for at drøfte forslagene til ændringer i budgettet forud for, at direktionen (borgmester/kommunaldirektør) indstiller det ændrede budget til økonomiudvalget/kommunalbestyrelsen. Hvis de politiske fagudvalg også drøfter budgetændringer, bør det aftales i procedureretningslinjen, at MED-udvalgene på forvaltningsniveau også drøfter forslagene inden de behandles politisk. Materialerne skal udsendes i så god tid, at medarbejderrepræsentanterne har mulighed for at drøfte med deres bagland forud for drøftelsen i MED- hovedudvalget. Husk, at der ofte er tale om besparelser, der betyder eller kan betyde afskedigelser. Dermed kommer de skærpede bestemmelser for information og drøftelse (MED- rammeaftalens § 7, stk. 4-6) i anvendelse.

Bilag

En typisk budgetproces

Anbefalinger:

Kommunalbestyrelsen (eller økonomiudvalget) fastlægger hvert år en ”budgetprocedure” (proces- og tidsplan) for arbejdet med næste års budget. Det sker normalt i januar måned. Det er en plan for, hvornår næste års budget skal politisk behandles, og den kan samtidig være et tidsoverblik over administrationens forberedelse af næste års budget.

Vi anbefaler, at MED-hovedudvalget umiddelbart efter at kommunens proces- og tidsplan er vedtaget – og på baggrund af procedureretningslinjen – fastlægger en konkret tidsplan med møder i alle de relevante MED-udvalg, så det bliver muligt at drøfte næste års budget forud for, at der foretages indstillinger og træffes beslutninger.

Vi anbefaler også, at MED-hovedudvalget en gang om året udarbejder eller tilretter en plan for, hvordan indeværende års budget behandles på alle niveauer i MED.

Næste års budget

Hovedpunkterne i en typisk proces for behandling af næste års budget i en kommune ser ud som vist i den anden kolonne i skemaet nedenfor. I tredje og fjerde kolonne er hovedopgaverne i MED-systemet kort beskrevet.

Tidspunkt	Hvad sker der i kommunen?	Hvem drøfter i MED-systemet?	Opgave i MED
Januar	Kommunalbestyrelsen eller økonomiudvalget fastlægger tids- og procesplan for udarbejdelse af næste års budget	MED-hovedudvalget	Aftale tidsplan m.v. for budgetdrøftelser i MED- systemet på baggrund af kommunens tidsplan
Forår	Udarbejdelse af teknisk budget Drøftelse i politiske fagudvalg af råderums-, muligheds- eller sparekataloger	MED-udvalg – niveau 2 (område/forvaltnings-niveau)	Drøfte råderums-, muligheds- eller sparekataloger, forinden fremsendelse til politisk fagudvalg.
Forår	Eventuelt budgetseminar	MED-hovedudvalget
Sommer	Økonomiaftale mellem regeringen og KL Økonomiaftalen indarbejdes i kommunens budgetforslag	MED-hovedudvalget	Drøfter budgettet senest i forlængelse af indgåelse af økonomiaftalen
Lige efter sommerferien	Budgetseminar Første behandling af budgettet i økonomiudvalg og kommunalbestyrelse Budgetforhandlinger og politisk forlig	MED-hovedudvalget	Afholder møde med det politiske niveau. Deltager evt. også i budgetseminar.
Lige efter politisk forlig	Endeligt budgetforslag Anden behandling af budget i økonomiudvalg og kommunalbestyrelse (skal vedtages senest 15.10)	MED-hovedudvalget	Drøfter det endelige budgetforslag inden 2. behandlingen i kommunalbestyrelsen.
Efter vedtagelse af budgettet	Implementering af budgettet	MED-hovedudvalget og MED-udvalg – niveau 2 (område/forvaltnings-niveau)	Drøfter udmøntningen af budgettet.

Indeværende års budget

Hovedopgaverne i drøftelserne i MED af indeværende års budget er vist i skemaet:

Opgave	Hvem i MED-systemet	Tidspunkt
Implementering af budgettet (bl.a. rammebesparelser og ikke-konkretiserede effektiviseringsmål)	MED-hovedudvalget og MED-udvalg – niveau 2 (område/forvaltningsniveau)	Starten af året
Drøfte justering af arbejdspladsens budget	MED-arbejdspladsniveauet	Starten af året
Drøfte udvikling i budgettet for hele kommunen	MED-hovedudvalget	Løbende gennem året – normalt 3-4 gange årligt
Drøfte udviklingen i budgettet for hele området/forvaltningen	MED-udvalg på niveau 2 (område/forvaltnings- niveau)	Løbende gennem året – normalt 3-4 gange årligt
Drøfte udviklingen i budgettet for arbejdspladsen med udgangspunkt i regnskabsrapporterne	MED-arbejdspladsniveauet	Løbende gennem året, når der foreligger regnskabsrapporter
Drøfte evt. genåbning af budgettet	MED-hovedudvalget Eventuelt MED-udvalg på niveau 2	Forinden beslutning i økonomiudvalg. Forinden eventuel beslutning i fagudvalg

Printvenlig version